home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Sigcat Software Showcase 1992 / SIGCat Software Showcase 1992 - CD-ROM Strategies.ISO / research / docs / a01.doc next >
Encoding:
Text File  |  1992-03-02  |  42.2 KB  |  1,050 lines
  1.  
  2. GENERAL SERVICES ADMINISTRATION
  3.      Washington, DC  20405
  4.  
  5.  
  6.                      FIRMR BULLETIN A-1
  7.  
  8. TO:  Heads of Federal agencies
  9.  
  10. SUBJECT:  Federal Information Resources Management Regulation 
  11.           (FIRMR) applicability
  12.  
  13. 1.  Purpose.  This bulletin discusses the FIRMR implementation of
  14. the Paperwork Reduction Reauthorization Act of 1986 (Pub. L.
  15. 99-500) and provides examples of FIP resources and FIRMR
  16. applicability when such resources are being acquired by
  17. contracting.
  18.  
  19. 2.  Expiration date.  This bulletin contains information of a
  20. continuing nature and will remain in effect until canceled.
  21.  
  22. 3.  Contents.
  23.  
  24.     Topic                                              Paragraph
  25.  
  26. Related material..........................................4
  27. Information and assistance................................5
  28. General...................................................6
  29. Applicability tests.......................................7
  30. Cancellation..............................................8
  31. Definition and Examples..............................Attachment A
  32. FIRMR Applicability--Policy and Exceptions...........Attachment B
  33. Examples of FIRMR Applicability When Contracting
  34.   for FIP Resources..................................Attachment C
  35. Diagram Illustrating FIRMR Applicability.............Attachment D
  36.  
  37. 4.  Related material.
  38.  
  39.     a.  FIRMR 201-1.002
  40.     b.  FIRMR 201-4
  41.     c.  FIRMR 201-20.305(b)(3)
  42.     d.  FIRMR 201-39.101-3
  43.     e.  FIRMR 201-39.2
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51. TC 90-1                                               Attachments
  52.  
  53.      FEDERAL INFORMATION RESOURCES MANAGEMENT REGULATION
  54.                          APPENDIX B
  55. FIRMR Bulletin A-1
  56.  
  57.  
  58. 5.  Information and assistance.
  59.  
  60.     General Services Administration
  61.     Information Resources Management Service
  62.     Regulations Branch (KMPR)
  63.     18th and F Streets, NW
  64.     Washington, DC  20405
  65.  
  66.     Telephone:  (202) 501-3194 or FTS 241-3194 (v)
  67.                 (202) 501-0657 or FTS 241-0657 (tdd)
  68.  
  69. 6.  General.
  70.  
  71.     a.  Pub. L. 99-500 made important changes to the Federal
  72. Property and Administrative Services Act.  Three of these changes
  73. follow:
  74.  
  75.         (1)  Automatic data processing equipment (ADPE) was defined
  76. to encompass all ADP resources and most telecommunications
  77. resources.  This change was made in recognition of the merging of
  78. telecommunications and ADP technologies.  Only radar, sonar, radio,
  79. and television equipment were excluded from the definition of ADPE. 
  80. To minimize confusion between the statutory definition of ADPE and
  81. the popular meaning of that term, GSA established the term "Federal
  82. information processing (FIP) resources" to replace the term ADPE,
  83. as defined in Pub. L. 99-500.
  84.  
  85.         (2)  GSA's exclusive procurement and management authorities
  86. were expanded to Federal contracts "making significant use" of
  87. ADPE.
  88.  
  89.         (3)  ADPE acquired and used by a contractor that are
  90. "incidental to the performance" of Federal contracts were excluded
  91. from GSA's authorities.
  92.  
  93.     b.  The FIRMR is not applicable to all FIP resources or to all
  94. Federal solicitations and contracts involving FIP resources.  This
  95. bulletin provides guidelines for clarifying which Federal
  96. solicitations and contracts for FIP resources are subject to the
  97. FIRMR.
  98.  
  99. 7.  Applicability tests.
  100.  
  101.     a.  Agencies need to use a series of "tests" to determine FIRMR
  102. applicability to a solicitation or contract involving FIP
  103. resources.  If the solicitation or contract involves both FIP 
  104.  
  105.  
  106.                               2
  107.                                                FIRMR Bulletin A-1
  108.  
  109.  
  110. resources and non-FIP resources, FIRMR applicability would
  111. encompass the FIP resources only.  In this case, the agency should
  112. have considered severing the FIP resources and conducting separate
  113. contracting actions.
  114.  
  115.     b.  The FIRMR definition of FIP resources is repeated at
  116. Attachment A.  This attachment also provides examples of the
  117. different categories of FIP resources to which the FIRMR may be
  118. applicable when conducting a contracting action.  In addition,
  119. Attachment A provides examples of products to which the FIRMR does
  120. not apply even though the products contain embedded FIP equipment.
  121.  
  122.     c.  Attachment B contains a repeat of the policies and
  123. exceptions related to FIRMR applicability to FIP resources and
  124. Federal agency solicitations or contracts.
  125.  
  126.     d.  Attachment C provides some examples of contracting actions
  127. that include FIP resources and a discussion of whether or not the
  128. FIRMR is applicable in each cited case.
  129.  
  130.     e.  The diagram at Attachment D illustrates the process for
  131. determining FIRMR applicability to a solicitation or contract. 
  132. When none of the exceptions to FIRMR applicability are relevant,
  133. there are four questions that must be answered to determine whether
  134. the FIRMR applies to an agency solicitation or contract.  Those
  135. questions are --
  136.  
  137.         (1)  Does the solicitation or contract require the delivery
  138. of FIP resources for use by a Federal agency or by any non-Federal
  139. agency users designated by the agency?
  140.  
  141.              (i)  If the question is answered "yes," the FIRMR
  142. applies to the solicitation or contract.  It should be noted that
  143. "significant use" and "incidental to the performance" are not a
  144. consideration when the solicitation or contract requires the
  145. delivery of FIP resources for use by a Federal agency or its
  146. designated users.
  147.  
  148.              (ii)  If the question is answered "no," additional
  149. questions must be considered to determine whether the FIRMR applies
  150. to the agency solicitation or contract.
  151.  
  152.         (2)  Does a principal task of the solicitation or contract
  153. depend directly on the use of FIP resources?
  154.  
  155.  
  156.  
  157.  
  158.                               3
  159. FIRMR Bulletin A-1
  160.  
  161.  
  162.              (i)  If the question is answered "no," the FIRMR would
  163. not apply to the solicitation or contract.
  164.  
  165.              (ii)  If the question is answered "yes," additional
  166. questions must be considered to determine whether the FIRMR applies
  167. to the agency solicitation or contract.
  168.  
  169.         (3)  Do the requirements of the solicitation or contract
  170. have the effect of substantially restricting the contractor's
  171. discretion in the acquisition and management of the FIP resources?
  172.  
  173.              (i)  If the question is answered "no," the FIRMR would
  174. not apply to the solicitation or contract.
  175.  
  176.              (ii)  If the question is answered "yes," additional
  177. questions must be considered to determine whether the FIRMR applies
  178. to the agency solicitation or contract.
  179.  
  180.         (4)  Does the solicitation or contract explicitly require
  181. the use by the contractor of FIP resources?
  182.  
  183.              (i)  If the question is answered "yes," the FIRMR
  184. applies to the solicitation or contract.
  185.  
  186.              (ii)  If the question is answered "no," additional
  187. questions must be considered to determine whether the FIRMR applies
  188. to the agency solicitation or contract.
  189.  
  190.         (5)  Could the service or product required by the
  191. solicitation or contract reasonably be performed or produced
  192. without the use of FIP resources?
  193.  
  194.              (i)  If the answer is "yes," the FIRMR does not apply
  195. to the solicitation or contract.
  196.  
  197.              (ii)  If the answer is "no," one additional question
  198. must be applied to determine FIRMR applicability to the agency
  199. solicitation or contract.
  200.  
  201.         (6)  Would the dollar value of FIP resources expended by
  202. the contractor to perform the service or furnish the product be
  203. expected to exceed the lower of $500,000 or 20 percent of the
  204. estimated cost of the contract?
  205.  
  206.              (i)  If the answer is "no," the FIRMR does not apply
  207. to the solicitation or contract.
  208.  
  209.  
  210.                               4
  211.                                                FIRMR Bulletin A-1
  212.  
  213.  
  214.              (ii)  If the answer is "yes," the FIRMR is applicable
  215. to the FIP resources portion of the solicitation or contract.
  216.  
  217. 8.  Cancellation.  FIRMR Bulletin 67 is canceled.
  218.  
  219.  
  220.  
  221.  
  222.  
  223.  
  224. Thomas J. Buckholtz
  225. Commissioner
  226. Information Resources
  227. Management Service
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.  
  235.  
  236.  
  237.  
  238.  
  239.  
  240.  
  241.  
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248.  
  249.  
  250.  
  251.  
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.                               5
  263.                                                FIRMR Bulletin A-1
  264.                                                      Attachment A
  265.  
  266.                    DEFINITION AND EXAMPLES
  267.  
  268.   This attachment contains definitions (repeated from FIRMR Part
  269. 201-4) for FIP resources.  In addition, where it makes sense to do
  270. so, examples are cited for the different categories of these
  271. resources.
  272.  
  273.  
  274. FIRMR        "  Federal information processing (FIP) resources
  275. Definition   means automatic data processing equipment (ADPE) as
  276. of FIP       defined in Pub. L. 99-500 (40 U.S.C. 759(a)(2)), and
  277. Resources    set out in paragraphs (a) and (b) of this
  278.              definition.
  279.  
  280.      (a)  Any equipment or interconnected system 
  281.      or subsystems of equipment that is used in the 
  282.      automatic acquisition, storage, manipulation, 
  283.      management, movement, control, display, switching, 
  284.      interchange, transmission, or reception, of data 
  285.      or information--
  286.      (1)  by a Federal agency, or
  287.      (2)  under a contract with a Federal agency 
  288.      which--
  289.      (i)  requires the use of such equipment, or
  290.      (ii)  requires the performance of a service or 
  291.      the furnishing of a product which is performed or 
  292.      produced making significant use of such equipment.
  293.  
  294.  
  295.      (b)  Such term includes--
  296.      (1)  computers;
  297.      (2)  ancillary equipment;
  298.      (3)  software, firmware, and similar 
  299.      procedures;
  300.      (4)  services, including support services; and
  301.      (5)  related resources as defined by regulations 
  302.      issued by the Administrator of General Services.
  303.  
  304.  
  305.                (c)  The term, FIP resources, includes FIP 
  306.                equipment, software, services, support services, 
  307.                maintenance, related supplies and systems.  These 
  308.                terms are limited by paragraphs (a) and (b) of the
  309.                definition of FIP resources and are defined as
  310.                follows:"
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.                            1
  316. FIRMR Bulletin A-1
  317. Attachment A
  318.  
  319.  
  320.  
  321. FIRMR          "(d)  FIP equipment means any equipment or
  322. Definition     interconnected system or subsystems of equipment
  323. of FIP         used in the automatic acquisition, storage,
  324. Equipment      manipulation, management, movement, control,
  325.                display, switching, interchange, transmission, or 
  326.                reception of data or information."
  327.  
  328. Examples       FIP equipment includes the following:
  329. of FIP    
  330. Equipment      a.  Data processing and switching equipment, such
  331. to Which       as supercomputers, mainframes, minicomputers,
  332. the FIRMR      microcomputers, analog and digital private branch
  333. May be         exchanges (PBX);
  334. Applicable
  335.                b.  Ancillary equipment, such as disk drives, tape 
  336.                drives, plotters, printers, storage and backup 
  337.                devices cable connected to computers, digital 
  338.                imaging equipment, optical storage and/or 
  339.                retrieval equipment, source data 
  340.                automation/recording equipment (e.g., optical 
  341.                character recognition devices, computer-generated 
  342.                microfilm and other data acquisition devices), 
  343.                punched card accounting equipment, and office 
  344.                automation equipment that was designed for use in 
  345.                conjunction with or controlled by a computer 
  346.                system; and
  347.  
  348.                c.  Telecommunications networks and related 
  349.                equipment, such as voice communications networks; 
  350.                data communications networks; local area networks; 
  351.                terminals; modems; data encryption devices; fiber 
  352.                optics and other communications networks; packet 
  353.                switching equipment; terrestrial carrier equipment 
  354.                (e.g., multiplexers and concentrators); lightwave, 
  355.                microwave or satellite transmission and receiving 
  356.                equipment; telephonic (including cellular) 
  357.                equipment; and facsimile equipment.
  358.  
  359. Examples       The Federal Government frequently acquires
  360. of Products    products containing embedded FIP equipment.  Such
  361. Containing     products are designed and produced to function
  362. Embedded       using the FIP equipment (most commonly
  363. FIP Equip-     microprocessors) as an integral part of the
  364. ment           product.  The FIRMR, at  201-1.002, describes the
  365.                parameters to be applied when determining FIRMR 
  366.  
  367.  
  368.                               2
  369.                                                FIRMR Bulletin A-1
  370.                                                      Attachment A
  371.  
  372.  
  373.                applicability to products containing embedded FIP 
  374.                equipment.  Some examples of products that often 
  375.                contain embedded FIP equipment are electronic 
  376.                clocks and watches, automobiles, elevators, blood 
  377.                analyzers, and drill presses using numerical 
  378.                control.
  379.  
  380. FIRMR          "(e)  FIP maintenance means those examination,
  381. Definition     testing, repair, or part replacement functions
  382. of FIP         performed on FIP equipment or software."
  383. Maintenance
  384.  
  385. Examples       Examples of FIP maintenance are preventive and
  386. of FIP         remedial equipment diagnostic and repair services,
  387. Maintenance    a field engineering change or field modification
  388.                to FIP equipment, and modifications and upgrades 
  389.                to FIP software.
  390.  
  391. Examples       Examples of items that fall in this category
  392. of Non-FIP     include maintenance of such end-items as discussed
  393. Maintenance    in the category labelled "Examples of Products
  394.                Containing Embedded FIP Equipment."  A specific 
  395.                example is the maintenance of elevators.
  396.  
  397. FIRMR          "(f)  FIP related supplies means any consumable
  398. Definition     item designed specifically for use with FIP
  399. of FIP         equipment, software, services, or support
  400. Related        services."
  401. Supplies  
  402.  
  403.  
  404. Examples       Examples of FIP related supplies include
  405. of FIP         telecommunications fuses and connectors; floppy
  406. Related        diskettes; CD-ROM and laser optical disks; backup
  407. Supplies       cartridges; cables and wires; print wheels; print
  408.                ribbons; ink for ancillary equipment; printer 
  409.                paper; FIP equipment cleaning kits; magnetic tape; 
  410.                magnetic disks; and all other similar items 
  411.                designed specifically for use with FIP equipment 
  412.                in the creation, transmission, and maintenance of 
  413.                automated information, data, records, or files.
  414.  
  415.  
  416.  
  417.  
  418.  
  419.  
  420.  
  421.                            3
  422. FIRMR Bulletin A-1
  423. Attachment A
  424.  
  425.  
  426. Examples       Examples of items that fall in this category
  427. of Non-FIP     include supplies associated with such
  428. Related        end-items as discussed in the category labelled
  429. Supplies       "Examples of Products Containing Embedded FIP
  430.                Equipment."  A specific example is the special 
  431.                paper used in a blood analyzer to record the 
  432.                results of the analysis.
  433.  
  434. FIRMR          "(g)  FIP services means any service, other than
  435. Definition     FIP support services, performed or furnished by
  436. of FIP         using FIP equipment or software."
  437. Services  
  438.  
  439. Examples       Examples of FIP services include teleprocessing,
  440. of FIP         local batch processing, electronic mail, voice
  441. Services       mail, centrex, cellular telephone, facsimile, and
  442.                packet switching of data.
  443.  
  444. Examples       An example of non-FIP services is transcription
  445. of Non-FIP     services (e.g., the services required to make a
  446. Services       hardcopy of dictated or recorded matter).
  447.  
  448. FIRMR          "(h)  FIP software means any software, including
  449. Definition     firmware, specifically designed to make use of and
  450. of FIP         extend the capabilities of FIP equipment."
  451. Software  
  452.  
  453. Examples       FIP software examples include systems programs
  454. of FIP         (e.g., control and library programs, assemblers,
  455. Software       compilers, interpreters, utility programs, sort-
  456.                merge programs, and maintenance-diagnostic 
  457.                programs); application programs; and commercially-
  458.                available programs (e.g., word processing, 
  459.                communications, graphics, file-management and data 
  460.                base management system software).  The term also 
  461.                encompasses independent subroutines; related 
  462.                groups of routines; sets or systems of programs; 
  463.                data bases; and software documentation.
  464.  
  465. Examples       Examples of items that fall in this category
  466. of Non-FIP     include software associated with such end-items
  467. Software       as discussed in the category labelled "Examples of
  468.                Products Containing Embedded FIP Equipment."  A 
  469.                specific example is any special software that may 
  470.                be required to perform the analysis process of the 
  471.                blood analyzer.
  472.  
  473.  
  474.                               4
  475.                                                FIRMR Bulletin A-1
  476.                                                      Attachment A
  477.  
  478.  
  479. FIRMR          "(i)  FIP support services means any commercial
  480. Definition     nonpersonal services, including FIP maintenance
  481. of FIP         used in support of FIP equipment, software, or
  482. Support        services."
  483. Services
  484.  
  485. Examples       Examples of FIP support services are source data
  486. of FIP         entry; computer output microfilming; software
  487. Support        conversion; training; planning for FIP resources;
  488. Services       capability and performance validation; studies
  489.                (e.g., requirements analyses, analyses of 
  490.                alternatives, and conversion studies); facilities 
  491.                management of Government-furnished FIP equipment; 
  492.                custom software development; systems analysis and 
  493.                design; equipment operation; network management; 
  494.                network analysis and design; site preparation; and
  495.                computer performance evaluation and capacity 
  496.                management.
  497.  
  498. Examples       Examples of services that fall in this category
  499. of Non-FIP     include support services associated with such end-
  500. Support        items as discussed in the category labelled
  501. Services       "Examples of Products Containing Embedded FIP
  502.                Equipment."  A specific example is the development 
  503.                of custom software for numerically-controlled 
  504.                drill presses.
  505.  
  506. FIRMR          "(j)  FIP system means any organized combination
  507. Definition     of FIP equipment, software, services, support     
  508. of FIP         services, or related supplies."                   
  509. System    
  510.  
  511. Examples       Examples of FIP systems are (1) a minicomputer
  512. of FIP         with a printer, terminals, and a tape drive, the
  513. Systems        associated systems programs and application
  514.                programs, and the magnetic tape and printer paper; 
  515.                (2) a PBX and its associated software, telephones 
  516.                and facsimile equipment and the wiring necessary 
  517.                to connect the equipment to the PBX.
  518.  
  519. Examples       Examples of systems that fall in this category
  520. of Non-FIP     include an organized combination of such end-items
  521. Systems        as discussed in the examples of embedded FIP
  522.                equipment and non-FIP related supplies, services,
  523.                software, and support services
  524.  
  525.  
  526.  
  527.                               5
  528.                                                FIRMR Bulletin A-1
  529.                                                      Attachment B
  530.  
  531.                      FIRMR APPLICABILITY
  532.                            POLICY
  533.                              AND
  534.                          EXCEPTIONS
  535.  
  536. FIRMR applicability policies and exceptions are reprinted here as
  537. follows--
  538.  
  539. " 201-1.002  Applicability.
  540.  
  541.  201-1.002-1  Policy.
  542.  
  543.   The FIRMR applies to--
  544.   (a)  The acquisition, management, and use of FIP resources by
  545. Federal agencies.
  546.  
  547.   (b)  Any Federal agency solicitation or contract when either
  548. paragraph (b)(1), (b)(2), or (b)(3) applies:
  549.   (1)  The solicitation or contract requires the delivery of FIP
  550. resources for use by a Federal agency or users designated by the
  551. agency.
  552.   (2)  The solicitation or contract explicitly requires the use by
  553. the contractor of FIP resources that are not incidental to the
  554. performance of the contract.  FIP resources acquired by a
  555. contractor are incidental to the performance of a contract when:
  556.   (i)  None of the principal tasks of the contract depend directly
  557. on the use of the FIP resources; or
  558.   (ii)  The requirements of the contract do not have the effect of
  559. substantially restricting the contractor's discretion in the
  560. acquisition and management of FIP resources, whether the use of FIP
  561. resources is or is not specifically stated in the contract.
  562.   (3)  The solicitation or contract requires the performance of a
  563. service or the furnishing of a product that is performed or
  564. produced making significant use of FIP resources that are not
  565. incidental to the performance of the contract.  Significant use of
  566. FIP resources means:
  567.   (i)  The service or product of the contract could not reasonably
  568. be produced or performed without the use of FIP resources; and
  569.   (ii)  The dollar value of FIP resources expended by the
  570. contractor to perform the service or furnish the product is
  571. expected to exceed $500,000 or 20 percent of the estimated cost of
  572. the contract, whichever amount is lower.
  573.  
  574.   (c)  The creation, maintenance, and use of records by Federal
  575. agencies."
  576.  
  577.  
  578.  
  579.                               1
  580. FIRMR BULLETIN A-1
  581. Attachment B
  582.  
  583.  
  584. " 201-1.002-2  Exceptions.
  585.  
  586.   (a)  The FIRMR does not apply to the procurement of FIP
  587. resources--
  588.   (1)  By the Central Intelligence Agency.
  589.   (2)  By the Department of Defense when the function, operation or
  590. use of such resources--
  591.   (i)  Involves intelligence activities, cryptologic activities
  592. related to national security, the command and control of military
  593. forces, or equipment that is an integral part of a weapon or
  594. weapons system; or
  595.   (ii)  Is critical to the direct fulfillment of military or
  596. intelligence missions, provided that this exclusion shall not
  597. include FIP resources used for routine administrative and business
  598. applications such as payroll, finance, logistics, and personnel
  599. management.
  600.  
  601.   (b)  The FIRMR does not apply to radar, sonar, radio or
  602. television equipment, except that the FIRMR is used by GSA to
  603. implement Federal Telecommunications Standards for radio equipment.
  604.  
  605.   (c)  When both FIP and other resources are being acquired under
  606. the same solicitation or contract and the FIRMR applies to the
  607. solicitation or contract, the FIRMR applies only to the FIP
  608. resources.
  609.  
  610.   (d)  While the FIRMR may require an agency to include in Federal
  611. solicitations and contracts provisions and clauses that control the
  612. contractor's acquisition of FIP resources, the FIRMR does not apply
  613. to FIP resources acquired by a Federal contractor that are
  614. incidental to the performance of a contract.
  615.  
  616.   (e)  The FIRMR does not apply to the acquisition, management, and
  617. use of products containing embedded FIP equipment when:
  618.   (1)  The embedded FIP equipment would need to be substantially
  619. modified to be used other than as an integral part of the product;
  620. or
  621.   (2) The dollar value of the embedded FIP equipment is less than
  622. $500,000 or less than 20 percent of the value of the product,
  623. whichever amount is lower.  Embedded FIP equipment is FIP equipment
  624. that is an integral part of the product, where the principal
  625. function of the product is not the "automatic acquisition, storage,
  626. manipulation, management, movement, control, display, switching,
  627. interchange, transmission, or reception of data or information."
  628.  
  629.  
  630.                               2
  631.                                                FIRMR Bulletin A-1
  632.                                                      Attachment C
  633.  
  634.                           EXAMPLES
  635.                              OF
  636.                      FIRMR APPLICABILITY
  637.                             WHEN
  638.                 CONTRACTING FOR FIP RESOURCES
  639.  
  640.  
  641. Example One:  A Department of Defense (DOD) agency initiates a
  642. contracting action in which the solicitation specifies the delivery
  643. of a mainframe computer to its Washington, DC headquarters
  644. location; minicomputers to several geographically dispersed
  645. subordinate military agency locations; and microcomputers to a few
  646. colleges and universities that are participating with the DOD in an
  647. effort involving logistics modeling.
  648.  
  649.   Discussion:  In this example, the agency would need to apply only
  650. the test of "Does the solicitation or contract require the delivery
  651. of FIP resources for use by a Federal agency or by any non-Federal
  652. agency users designated by the agency?"  Since the answer to this
  653. question is "yes," the FIRMR applies to the solicitation and
  654. contract.
  655.  
  656.  
  657. Example Two:  A Federal agency initiates a contracting action in
  658. which the solicitation requires the completion of a study of the
  659. agency's organization and personnel distribution and the delivery
  660. of a hardcopy report.  The solicitation requires the vendor to
  661. develop software; gather information; and use a computer to process
  662. the information and produce the report.  It should be noted that
  663. the agency has considered the guidance provided at FIRMR 
  664. 201-20.305(b)(3) but has elected not to sever the FIP resources and
  665. acquire them under a separate contracting action from the non-FIP
  666. resources.
  667.  
  668.   Discussion:  In this example, the agency should apply the
  669. following tests/questions to determine FIRMR applicability to the
  670. solicitation or contract:
  671.  
  672. a.  "Does the solicitation or contract require the delivery of FIP
  673. resources for use by a Federal agency or by any non-Federal agency
  674. users designated by the agency?"  The answer is "no;" however, the
  675. following additional tests will be required before FIRMR
  676. applicability can be ascertained.
  677.  
  678. b.  "Does a principal task of the solicitation or contract depend
  679. directly on the use of FIP resources?"  In this example, the
  680. solicitation requires the vendor to acquire, develop, and use FIP 
  681.  
  682.                               1
  683. FIRMR Bulletin A-1
  684. Attachment C
  685.  
  686.  
  687. resources to process information and produce the report, which are
  688. the principal tasks of the contract.  Because the answer to this
  689. question is "yes," the agency must continue with the following
  690. question to determine FIRMR applicability.
  691.  
  692. c.  "Do the requirements of the solicitation or contract have the
  693. effect of substantially restricting the contractor's discretion in
  694. the acquisition and management of the FIP resources?"  In this
  695. example, the answer is "no" because the agency has stated a general
  696. requirement for the software and the use of a computer but has
  697. provided no specifications that would restrict the contractor where
  698. acquisition or management of the FIP resources is concerned.  Thus,
  699. the FIP resources would be considered to be incidental to the
  700. performance of the contract and the FIRMR would not apply.
  701.  
  702. Example Three:  A Federal agency initiates a contracting action in
  703. which the solicitation requires a contractor to identify and enroll
  704. more than a million American citizens in a benefit program.  The
  705. solicitation also requires the contractor to provide a means of
  706. maintaining up-to-date and immediate entitlement verification for
  707. use when a citizen is obtaining the benefits.  The solicitation
  708. does not require the use of FIP resources to accomplish the tasks. 
  709. However, the magnitude of the tasks to be performed and the effort
  710. required to provide the services are so great that it is reasonable
  711. to expect that FIP resources must be used in order to perform the
  712. contract in an economic and efficient manner.
  713.  
  714.   Discussion:  In this example, the agency should apply the
  715. following tests/questions to determine FIRMR applicability to the
  716. solicitation or contract:
  717.  
  718. a.  "Does the solicitation or contract require the delivery of FIP
  719. resources for use by a Federal agency or by any non-Federal agency
  720. users designated by the agency?"  The answer is "no" and additional
  721. tests will be required before FIRMR applicability can be
  722. ascertained.
  723.  
  724. b.  "Does a principal task of the solicitation or contract depend
  725. directly on the use of FIP resources?"  As stated in the example,
  726. the magnitude of the tasks to be performed and the effort required
  727. to provide the services are so great that it is reasonable to
  728. expect that FIP resources must be used to perform the principal
  729. tasks of the contract.  Since the answer is "yes," additional tests
  730. will be required before FIRMR applicability is determined.
  731.  
  732.  
  733.                               2
  734.                                                FIRMR Bulletin A-1
  735.                                                      Attachment C
  736.  
  737. c.  "Do the requirements of the solicitation or contract have the
  738. effect of substantially restricting the contractor's discretion in
  739. the acquisition and management of the FIP resources?"  In this
  740. example, the agency has not stated its requirements in a manner
  741. that would affect the contractor's discretion in the acquisition
  742. and management of the FIP resources.  Therefore, the answer to this
  743. question is "no;" the FIP resources are incidental to the
  744. performance of the contract; and the FIRMR is not applicable.
  745.  
  746.  
  747. Example Four:  A Federal agency initiates a contracting action in
  748. which the solicitation requires the contractor to construct a
  749. 20-story building.  The solicitation does not explicitly require
  750. the use of FIP resources during the construction process or
  751. delivery of FIP resources for the use of the Federal agency as a
  752. part of the completed building.  However, it is reasonable to
  753. assume that the contractor will use FIP resources during the
  754. construction process (e.g., tracking building materials) and that
  755. many of the building's features (e.g., elevators and environmental
  756. systems) will be controlled by embedded FIP equipment.  With
  757. respect to the embedded FIP equipment, it is important to note that
  758. the exceptions to FIRMR applicability, as set forth at 
  759. 201-1.002-2, were considered by the agency.  Since the dollar value
  760. of the embedded FIP equipment is expected to be less than $500,000
  761. and also less than 20 percent of the value of the building, an
  762. exception to FIRMR applicability exists for the embedded FIP
  763. equipment.
  764.  
  765.   Discussion:  In this example, the agency should apply the
  766. following tests/questions to determine FIRMR applicability to the
  767. solicitation or contract:
  768.  
  769. a.  "Does the solicitation or contract require the delivery of FIP
  770. resources for use by a Federal agency or by any non-Federal agency
  771. users designated by the agency?"  The answer is "no" and additional
  772. tests will be required before FIRMR applicability can be
  773. ascertained.
  774.  
  775. b.  "Does a principal task of the solicitation or contract depend
  776. directly on the use of FIP resources?"  While the contractor may
  777. use FIP resources during the performance of the contract, the use
  778. of such resources would only be peripheral to, and not considered
  779. necessary for the accomplishment of, the primary purpose of the
  780. contract, i.e, construction of a building.  Therefore, it is
  781. reasonable to assume that none of the principal tasks of the
  782. contract will depend directly on the use of FIP resources and the
  783. answer to this question is "no."  Thus, the FIRMR is not
  784. applicable.
  785.  
  786.                               3
  787. FIRMR Bulletin A-1
  788. Attachment C
  789.  
  790.  
  791. Example Five:  A Federal agency initiates an acquisition for the
  792. research, design, development, manufacture, and support functions
  793. associated with a highly-sophisticated, new product.  The
  794. solicitation requires delivery of the new product in an extremely
  795. short period of time.  The solicitation requires that the
  796. successful contractor collocate his operations in a
  797. Government-owned laboratory that is maintained and operated by
  798. another contractor.  The solicitation also states that the
  799. successful contractor is to acquire all additional resources
  800. required to meet his contractual obligations.  The complexity and
  801. timeliness constraints of this contract and its relationship to the
  802. existing contract make it imperative that any resources acquired be
  803. compatible with existing resources maintained and operated by the
  804. other contractor.  Among the existing resources in the laboratory
  805. are several large-scale computer systems.  The total dollar value
  806. of the contract is estimated to be $30,000,000 and the value of the
  807. FIP resources that will be required is estimated to be $700,000.
  808.  
  809.   Discussion:  In this example, the agency should apply the
  810. following tests/questions to determine FIRMR applicability to the
  811. solicitation or contract:
  812.  
  813. a.  "Does the solicitation or contract require the delivery of FIP
  814. resources for use by a Federal agency or by any non-Federal agency
  815. users designated by the agency?"  The answer is "no" so additional
  816. tests will be required before FIRMR applicability can be
  817. ascertained.
  818.  
  819. b.  "Does a principal task of the solicitation or contract depend
  820. directly on the use of FIP resources?"  In this example, it is
  821. reasonable to assume that the principal tasks of research, design,
  822. and manufacture of the new product would depend directly on the use
  823. of FIP resources.  Accordingly, the answer is "yes" and additional
  824. tests for FIRMR applicability are required.
  825.  
  826. c.  "Do the requirements of the solicitation or contract have the
  827. effect of substantially restricting the contractor's discretion in
  828. the acquisition and management of the FIP resources?"  In this
  829. situation, it is reasonable to assume that the constraints of
  830. timeliness and collocation would be so stringent as to
  831. significantly restrict the successful contractor from achieving
  832. competition in his acquisition of resources, including any
  833. additional FIP resources that may be required.  Since the answer to
  834. this question is "yes," additional tests must be considered to
  835. determine if the FIRMR applies.
  836.  
  837.  
  838.                               4
  839.                                                FIRMR Bulletin A-1
  840.                                                      Attachment C
  841.  
  842.  
  843. d.  "Does the solicitation or contract explicitly require the use
  844. by the contractor of FIP resources?"  In this example, the Federal
  845. agency does not specifically require the use by the contractor of
  846. FIP resources.  Because the answer to this question is "no,"
  847. additional tests for FIRMR applicability are required.
  848.  
  849. e.  "Could the service or product required by the solicitation or
  850. contract reasonably be performed or produced without the use of FIP
  851. resources?"  The requirements described in this example are such
  852. that it would be unreasonable to expect that the contractor could
  853. meet those requirements without the use of FIP resources.  Thus,
  854. the answer to this question is "no," and an additional test must be
  855. used to determine FIRMR applicability.
  856.  
  857. f.  "Would the dollar value of FIP resources expended by the
  858. contractor to perform the service or furnish the product be
  859. expected to exceed the lower of $500,000 or 20 percent of the
  860. estimated cost of the contract?  In this example, the dollar value
  861. of the FIP resources is estimated to be more than $700,000, which
  862. exceeds the $500,000 threshold set forth for an exception to FIRMR
  863. applicability.  Since the answer to this question is "yes," the
  864. FIRMR is applicable to the FIP resources portion of this
  865. solicitation and contract.
  866.  
  867.  
  868. Example Six:  A Federal agency issues a solicitation that requires
  869. the delivery of FIP equipment, as well as several items of radio
  870. and television equipment, for use by the agency.
  871.  
  872.   Discussion:  In this example, the agency must apply the test --
  873. "Does the solicitation or contract require the delivery of FIP
  874. resources for use by a Federal agency or by any non-Federal agency
  875. users designated by the agency?".  The answer is "yes."  However,
  876. it should be noted that, in this example, the solicitation also
  877. requires the delivery of radio and television equipment to the
  878. Federal agency.  The agency would also need to review the FIRMR
  879. policy concerning exceptions to FIRMR applicability (
  880. 201-1.002-2) to make a determination that the FIRMR does not apply
  881. to radio or television equipment, except that GSA uses the FIRMR to
  882. implement Federal Telecommunications Standards for radio equipment. 
  883. Accordingly, the FIRMR applies to the FIP resources portion of the
  884. solicitation or contract, as well as to the specifications for
  885. Federal Telecommunications Standards applicable to the radio and
  886. television equipment.
  887.  
  888.  
  889.  
  890.  
  891.                               5
  892. FIRMR Bulletin A-1
  893. Attachment C
  894.  
  895.  
  896. Example Seven:  The Department of the Army initiates a contracting
  897. action for the acquisition of food services facilities for their
  898. basic training centers.  The contract will provide for cooking and
  899. serving three meals per day to each of several thousand soldiers
  900. for a one-year period.  The meals must offer a wide variety of
  901. low-cost foods that can be prepared in large quantities and provide
  902. a variety of colors and textures in each meal.  In addition, each
  903. day's menu must provide for the minimum daily requirements of all
  904. vitamins and minerals, as established by the Department of
  905. Agriculture.  The solicitation does not explicitly require the use
  906. of FIP resources; however, it is reasonable to expect that the
  907. contractor must use FIP resources (e.g., word processing,
  908. spread-sheet capability and other forms of automation) in meeting
  909. his requirements for recruiting, union and personnel
  910. communications, contract administration, payroll, the development
  911. of recipes and the construction of the daily menus.
  912.  
  913.   Discussion:  In this example, the agency should apply the
  914. following tests/questions to determine FIRMR applicability to the
  915. solicitation or contract:
  916.  
  917. a.  "Does the solicitation or contract require the delivery of FIP
  918. resources for use by a Federal agency or by any non-Federal agency
  919. users designated by the agency?"  The answer is "no," so additional
  920. tests for FIRMR applicability are required.
  921.  
  922. b.  "Does a principal task of the solicitation or contract depend
  923. directly on the use of FIP resources?"  The main task of this
  924. contracting action is the acquisition of food services facilities
  925. for the Army's basic training centers.  While the contractor will
  926. most likely use FIP resources to support fulfillment of his
  927. contractual obligations, it is reasonable to expect that the main
  928. task can be accomplished without direct dependence on the use of
  929. FIP resources.  However, production of the menus and the recipes is
  930. also a principal task in meeting requirements of this contract. 
  931. Thus, the answer to this question is "yes" and additional tests for
  932. FIRMR applicability are required.
  933.  
  934. c.  "Do the requirements of the solicitation or contract have the
  935. effect of substantially restricting the contractor's discretion in
  936. the acquisition and management of the FIP resources?"  In this
  937. example, the agency has placed no restrictive requirements in the
  938. solicitation or contract that would affect the contractor's
  939. acquisition and management of the FIP resources.  Since the answer
  940. to this question is "no," the FIRMR does not apply.
  941.  
  942.  
  943.                               6
  944.                                                FIRMR Bulletin A-1
  945.                                                      Attachment C
  946.  
  947.  
  948. Example Eight:  A Federal agency issues a solicitation to provide
  949. the agency's supply stock delivery function.  The services to be
  950. provided by the contractor include FIP services to execute a
  951. software system developed and certified by the Government to
  952. support the accounting function of the agency's supply area.  The
  953. system can only be executed using a specific make and model of FIP
  954. equipment and also requires a number of specific proprietary
  955. software packages.  It should be noted that in this case, the
  956. agency considered guidance provided at FIRMR  201-20.305(b)(3)
  957. and elected (1) to provide Government-furnished software; and (2)
  958. not to sever the remaining FIP resources required under this
  959. solicitation.
  960.  
  961.   Discussion:  In this example, the agency should apply the
  962. following tests/questions to determine FIRMR applicability to the
  963. solicitation or contract:
  964.  
  965. a.  "Does the solicitation or contract require the delivery of FIP
  966. resources for use by a Federal agency or by any non-Federal agency
  967. users designated by the agency?"  The answer is "no," so additional
  968. tests for FIRMR applicability are required.
  969.  
  970. b.  "Does a principal task of the solicitation or contract depend
  971. directly on the use of FIP resources?"  One of the principal
  972. services to be provided by the contractor is the execution of
  973. Government-furnished FIP software on a contractor-furnished FIP
  974. system.  Because the answer to this question is "yes," additional
  975. tests are required to determine FIRMR applicability in this
  976. example.
  977.  
  978. c.  "Do the requirements of the solicitation or contract have the
  979. effect of substantially restricting the contractor's discretion in
  980. the acquisition and management of the FIP resources?"  In this
  981. example, the contractor must use a specific make and model of FIP
  982. equipment and specific proprietary software packages in order to
  983. execute the Government-developed FIP software system.  Thus, the
  984. contractor's discretion in the acquisition of the FIP resources in
  985. substantially restricted and a "yes" answer is the result of this
  986. question.  However, an additional test is required to determine
  987. FIRMR applicability.
  988.  
  989. d.  "Does the solicitation or contract explicitly require the use
  990. by the contractor of FIP resources?"  In this example, the Federal
  991. agency is specifically requiring the use by the contractor of FIP
  992. services.  Because the answer to this question is "yes," the FIRMR
  993. is applicable to the FIP resources portion of the solicitation and
  994. contract.
  995.  
  996.                               7
  997.                                                FIRMR Bulletin A-1
  998.                                                      Attachment D
  999.  
  1000.  
  1001.           DIAGRAM ILLUSTRATING FIRMR APPLICABILITY
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.  
  1028.  
  1029.  
  1030.  
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.  
  1041.  
  1042.  
  1043.  
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.                               1 
  1050.